Polityka prywatności Pobyto

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Easy Legal sp. z o.o., NIP 5842817438, KRS 0000970955, adres: ul. Belgradzka 10A, Gdańsk, Polska. Pobyto to marka niezależnego serwisu komercyjnego, a nie organ administracji publicznej.

W sprawach danych i realizacji praw: kontakt@pobyto.pl, +48 506 579 045 lub powyższy adres pocztowy. Zgłoszenia przyjmuje administrator pod tymi danymi kontaktowymi.

2. Jakie dane przetwarzamy

Przy zgłoszeniu: imię, telefon, wybrany kanał kontaktu, nazwa użytkownika przy wyborze Telegrama i email. Odpowiedzi quizu obejmują rodzaj pomocy, ogólną kategorię dokumentów, pilność i miasto/województwo. Można zgłosić się bez przechodzenia quizu.

Wraz ze zgłoszeniem: język, data i czas, identyfikator zgłoszenia, wersje strony/formularza/informacji, potwierdzenie zapoznania się i techniczne oznaczenie wpisu testowego. Wewnętrzny CRM zapisuje osobę odpowiedzialną, etap, historię działań i wynik handlowy. Po odpowiednim wyborze zachowujemy UTM, gclid/fbclid oraz pseudonimowe zdarzenia korzystania ze strony. Infrastruktura przetwarza adres IP, dane przeglądarki i połączenia; aplikacja używa krótkotrwałych skrótów do ograniczania nadużyć.

Nie wpisuj paszportu, PESEL, skanów dokumentów, danych o zdrowiu lub karalności, haseł, kodów logowania ani dostępu do MOS, Profilu Zaufanego czy login.gov.pl. Publiczna strona nie przyjmuje dokumentów klientów. Przy rzeczywistej sprawie specjalista osobno uzgodni potrzebny zakres danych i bezpieczny kanał.

Na etapie kontaktowym quizu pytamy także o obywatelstwo w wymaganym polu tekstowym. Pomaga to specjaliście wyjaśnić możliwą ścieżkę; nie jest weryfikacją obywatelstwa ani automatyczną decyzją prawną. Każdy formularz wymaga imienia, telefonu i adresu email. Komentarz w krótkim formularzu jest opcjonalny. Obywatelstwo i komentarz zapisujemy ze zgłoszeniem w tym samym wewnętrznym CRM w celu odpowiedzi na zapytanie, z tym samym dostępem i progiem czyszczenia co pozostałe dane wstępnego zgłoszenia; nie trafiają do zdarzeń analitycznych. Nie wpisuj paszportu, PESEL, zdrowia, karalności, haseł ani numerów dokumentów w komentarzu. Zaznaczenie pola odnotowuje zasady zgłoszenia i zapoznanie się z informacją RODO, a nie zapis na reklamę. Jeśli samodzielnie napiszesz do @pobyto_bot, w zamkniętym CRM zapisujemy nazwę profilu, username, jeżeli istnieje, identyfikator czatu, tekst wiadomości i informacje o załącznikach. Telefon i email nie są wymagane do rozmowy z botem ani automatycznie pobierane z profilu. Upoważniony pracownik odpowiada z CRM jako bot; odpowiedź trafia do Telegrama w celu dostarczenia. Pliki nie są automatycznie pobierane. Treść wiadomości usuwamy podczas obsługi technicznej po 90 dniach, dane rozmowy i kontakt po 90 dniach bez aktywności. Rozmowy nie trafiają do Google Analytics. Po odrębnej zgodzie na reklamowe cookies przekazujemy Meta Platforms Ireland Limited zdarzenia wizyty i skutecznie przyjętego zgłoszenia: techniczny ID zdarzenia, czas, język, pseudonimowe identyfikatory reklamowe _fbp/_fbc oraz informacje o przeglądarce. Żądanie z przeglądarki ujawnia Meta również adres IP połączenia. Nie przekazujemy danych kontaktowych, obywatelstwa, odpowiedzi quizu, komentarzy, rodzaju usługi ani parametrów URL; automatyczne zbieranie danych formularzy jest wyłączone. _fbp/_fbc przechowujemy do 90 dni, kolejkę dostawy serwerowej do 24 godzin; po potwierdzeniu usuwamy jej zawartość. Zgodę można wycofać przez „Ustawienia cookies”. Odbiorca może przetwarzać dane poza EOG; szczegóły: https://www.facebook.com/privacy/policy/.

3. Cele i podstawy prawne

Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty z Twojej inicjatywy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy są to działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie. Inna korespondencja biznesowa, ochrona przed spamem/oszustwem, kontrola dostępu i ochrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f: uzasadnione interesy administratora w prowadzeniu bezpiecznego serwisu, korespondencji i ochronie praw. Opcjonalna własna analityka i atrybucja reklamowa — art. 6 ust. 1 lit. a, Twój odrębny wybór.

Prośba o konsultację nie jest zapisem na reklamę. WhatsApp/Telegram oznacza preferowany kanał odpowiedzi. Po akceptacji analitycznych cookies korzystamy z Google Analytics 4 (Google Ireland Limited); funkcje reklamowe, Google Signals, Google Ads, GTM, Meta i Clarity są wyłączone. Krzyżyk pozostawia tylko niezbędne technologie. Wybór można zmienić w ustawieniach cookies w stopce.

Podanie danych jest dobrowolne. Formularz wymaga imienia, prawidłowego telefonu, adresu email, kanału kontaktu i potwierdzenia zapoznania się. Bez wymaganych pól formularz nie zostanie wysłany. Można samodzielnie zadzwonić. Odmowa opcjonalnej analityki i atrybucji nie utrudnia zgłoszenia prośby o pomoc.

4. Odbiorcy i kanały kontaktu

Dostęp mają upoważnieni pracownicy administratora i niezbędni dostawcy infrastruktury: OpenAI — hosting i routing aplikacji Sites; Cloudflare — ochrona sieci/proxy, Workers, baza D1 i magazyn R2. Oni oraz angażowani przez nich dostawcy mogą przetwarzać dane przekazywane przez stronę w zakresie świadczenia tych usług. Nie używamy zewnętrznego CRM: zgłoszenia trafiają do wewnętrznego CRM projektu. Kopie bazy w R2 są zaszyfrowane.

Pełne zgłoszenia nie są automatycznie przesyłane do emaila, Telegrama ani WhatsAppa. Gdy specjalista odpowiada wybranym kanałem, niezbędną korespondencję i kontakt przetwarza dostawca telefonii/emaila lub wybrany komunikator na jego zasadach. Można wybrać telefon zamiast komunikatora. Dane mogą też zostać udostępnione właściwym organom na podstawie zgodnego z prawem żądania; publikacja historii klienta wymaga osobnego zezwolenia.

5. Przechowywanie i usuwanie

Dla wstępnych zapytań próg czyszczenia danych kontaktowych, odpowiedzi i skrótu kontaktu w wewnętrznym CRM wynosi 90 dni od utworzenia zgłoszenia. Czyszczenie następuje przy obsłudze CRM i konserwacji. Pseudonimowe zdarzenia analityczne starsze niż 90 dni oraz zaszyfrowane kopie zapasowe starsze niż 30 dni od utworzenia są usuwane po uruchomieniu konserwacji przez osobę odpowiedzialną. Nie działa codzienny automatyczny harmonogram; są to progi czyszczenia, a nie potwierdzenie usunięcia dokładnie tego dnia.

W odizolowanej kopii zapasowej dane mogą pozostać do jej kolejnego usunięcia; kopie nie służą zwykłemu kontaktowi z klientami. Po usunięciu danych kontaktowych i odpowiedzi pozostają minimalne informacje o zgłoszeniu/ponownym wysłaniu, etapach i działaniach służbowych: ich potrzebę oceniamy według badania awarii, ochrony roszczeń i kontroli dostępu; nie wdrożono jednego automatycznego terminu usuwania tych wpisów. Korespondencję i dokumenty późniejszej umowy przechowuje się osobno stosownie do celu, obowiązujących wymogów i okresów ochrony roszczeń. Z żądaniem usunięcia zwróć się do administratora.

6. Infrastruktura międzynarodowa

Korzystamy z międzynarodowych dostawców; przetwarzanie może obejmować państwa poza EOG, w tym USA. Nie obiecujemy przechowywania wyłącznie w Polsce ani EOG. Opublikowane warunki OpenAI dla danych europejskich przewidują decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne UE (SCC); Cloudflare opisuje również SCC oraz, dla objętych nim transferów do USA, EU–US Data Privacy Framework. Zastosowanie zależy od konkretnej umowy i ustawień konta. Informacje o faktycznie właściwych odbiorcach, krajach i zabezpieczeniach oraz dostępną kopię zabezpieczeń można uzyskać przez kontakt@pobyto.pl; sam wykaz programów dostawców nie potwierdza ustawienia regionu ani zawarcia konkretnej umowy przez administratora.

7. Pamięć przeglądarki i analityka

Niezbędny sessionStorage przechowuje odpowiedzi quizu, aby umożliwić powrót: odtwarzane są odpowiedzi młodsze niż 30 minut; są czyszczone po skutecznym wysłaniu lub zakończeniu sesji karty. Imię, telefon, email i Telegram nie trafiają do pamięci przeglądarki jako szkic kontaktu. Techniczne oznaczenie wysłania obsługuje stronę podziękowania. Wybór cookies pozostaje w localStorage do Twojej zmiany lub usunięcia; obecna wersja nie ma jego automatycznego wygaśnięcia. Hosting/ochrona mogą używać niezbędnych technologii sesyjnych.

Po zgodzie serwer strony i Google Analytics 4 otrzymują zdarzenia techniczne, pseudonimowe identyfikatory przeglądarki/sesji, język, ścieżkę strony i numer kroku bez odpowiedzi. Google przetwarza też techniczne dane sieciowe. Do GA4 nie wysyłamy imienia, telefonu, emaila, obywatelstwa, komentarza ani odpowiedzi o dokumentach; URL przekazujemy bez parametrów i fragmentu, źródło tylko jako domenę. Cookies _ga mogą być przechowywane do 13 miesięcy; zdarzenia GA4 — 2 miesiące. UTM zapisujemy w CRM wyłącznie po zgodzie na analitykę. Obecnie nie zbieramy identyfikatorów reklamowych. Wycofanie zgody zatrzymuje nowe zdarzenia i usuwa cookies _ga. Google może przetwarzać dane poza EOG na podstawie stosowanych przez Google mechanizmów prawnych: https://policies.google.com/privacy i https://business.safety.google/adsprocessorterms/.

Wybór zmienisz przez „Ustawienia cookies” w stopce, również pozostawiając tylko niezbędne. Wycofanie zatrzymuje dalsze opcjonalne przetwarzanie i usuwa odpowiednie znaczniki sesji; nie narusza zgodności wcześniejszego przetwarzania. Możesz też usunąć dane lokalne narzędziami przeglądarki albo skontaktować się z administratorem w sprawie danych już zapisanych.

8. Twoje prawa

W przypadkach określonych w RODO przysługują dostęp i kopia danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania i przenoszenie. Wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją sytuacją. Zgodę na opcjonalne cele wycofasz w każdej chwili bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Prawa te nie zawsze oznaczają natychmiastowe usunięcie danych nadal potrzebnych na właściwej podstawie prawnej.

Napisz na kontakt@pobyto.pl lub adres pocztowy z punktu 1. Aby nie ujawnić danych osobie obcej, może być potrzebna proporcjonalna weryfikacja tożsamości. Odpowiedź następuje zwykle w ciągu miesiąca; zgodne z prawem przedłużenie wymaga powiadomienia. Możesz złożyć skargę do polskiego organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, uodo.gov.pl — lub właściwego organu według miejsca zwykłego pobytu, pracy albo domniemanego naruszenia zgodnie z art. 77 RODO.

9. Wynik quizu i automatyzacja

Quiz wstępnie kwalifikuje zapytanie i pomaga specjaliście przygotować rozmowę. Nie rozstrzyga prawa pobytu, nie wydaje decyzji urzędowej ani automatycznej opinii prawnej. Specjalista sprawdza okoliczności i zakres pomocy. Nie stosujemy wobec odwiedzającego zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne, w tym takiego profilowania.

10. Ochrona danych i zmiany polityki

Aplikacja stosuje HTTPS, serwerową walidację formularza, ograniczanie nadużyć, dostęp do CRM dla dozwolonych pracowników i szyfrowanie kopii zapasowych AES-GCM. Prywatne potwierdzenia zgód i dostępy do systemów państwowych nie są publikowane. Środki te zmniejszają ryzyko, ale nie stanowią obietnicy absolutnego bezpieczeństwa ani certyfikatu zgodności z RODO.

Aktualna data i wersja znajdują się na tej stronie. Przy zmianie celów, odbiorców, narzędzi lub przechowywania aktualizujemy informację przed nowym przetwarzaniem; gdy potrzeba, prosimy o odrębny wybór. Zawarcie umowy wsparcia, przesyłanie dokumentów i reklama nie następują automatycznie po wysłaniu tego formularza.