Постоянное сопровождение помогает вести дела иностранных сотрудников от подготовки к первой смене до изменения условий или завершения работы. В основе процесса реестр, в котором видно, что сделать, кто отвечает и когда наступает срок.
Что заносить в реестр?
По каждому делу укажите основание пребывания и работы, этап, следующее действие, срок и ответственного. Добавьте ссылку на защищённое хранилище с ограниченным доступом. Внутренние напоминания ставьте заранее и отмечайте отдельно от официальных сроков.
Когда руководитель должен сообщить HR об изменении?
Настройте передачу информации при новом найме, изменении условий и прекращении работы. Например, руководитель хочет перевести сотрудника из Вроцлава в Познань. HR нужно заранее знать предполагаемую дату и новые условия, чтобы проверить, влияют ли они на документы и обязанности компании.
Как распределить ответственность?
Руководитель сообщает о планах, HR ведёт дела и переписку, а специалист по легализации проверяет применимую процедуру и фиксирует выполненные действия. Назначьте замещающего на время отпуска и определите, кому передавать дела с недостающими документами или письмами из ведомства.
Когда начать с аудита?
Если неизвестно, у скольких сотрудников есть пробелы в документах или приближаются сроки, начните с аудита. Его результаты дадут список задач на первый цикл сопровождения.
Посмотреть услуги для работодателей · Руководство для компаний Гданьска
