Stała obsługa pracodawcy pomaga prowadzić sprawy zatrudnienia cudzoziemców od przygotowania do pierwszej zmiany po zmianę warunków lub zakończenie współpracy. Jej podstawą jest wspólny rejestr spraw, który pokazuje, co trzeba zrobić, kto za to odpowiada i do kiedy.
Co wpisać do rejestru?
Dla każdej sprawy zapisz podstawę pobytu i pracy, etap, najbliższe działanie, termin i odpowiedzialną osobę. Wskaż miejsce przechowywania dokumentów z kontrolą dostępu. Ustal wewnętrzne przypomnienia z wyprzedzeniem, a terminy urzędowe zapisuj oddzielnie.
Kiedy HR powinien otrzymać zgłoszenie?
Ustal ścieżkę dla nowego zatrudnienia, zmiany warunków i zakończenia współpracy. Na przykład kierownik chce przenieść pracownika z Wrocławia do Poznania. HR powinien dostać planowaną datę i nowe warunki z wyprzedzeniem, żeby sprawdzić ich wpływ na dokumenty i obowiązki firmy.
Jak podzielić obowiązki?
Kierownik przekazuje planowaną zmianę, HR pilnuje akt i komunikacji, a osoba wskazana do spraw legalizacji weryfikuje procedurę i dokumentuje wykonane działania. Ustal zastępstwo na czas urlopu oraz sposób eskalacji, gdy brakuje dokumentu lub pojawia się pismo z urzędu.
Kiedy zacząć od audytu?
Jeżeli nie wiesz, ilu pracowników ma braki w aktach lub zbliżające się terminy, zacznij od audytu. Jego wyniki staną się listą zadań na pierwszy cykl obsługi.
Sprawdź zakres pomocy dla pracodawców · Poradnik dla firm z Gdańska
